5S : Le sage et le balai
Le 5S, souvent réduit à un simple nettoyage, est avant tout une philosophie étroitement liée à la culture japonaise. Il est en effet, difficile de comprendre, et plus encore, d’appliquer correctement le 5S, sans prendre en compte ces différences de culture et d’éducation.
Dans cet article, je voudrais déconstruire certaines idées reçues, et détailler les différentes étapes du 5S vues par les japonais : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke.
1. Seiri ( 整理)
Dans cet article, j’avais évoqué deux notions typiquement liées au contexte japonais : l’espace très rare (aussi bien dans les unités de production que dans les appartements !), et l’attachement des japonais à toute forme de communication visuelle : pour un japonais, l’image et le symbole sont essentiels, et largement supérieurs à l’écrit en terme d’efficacité.
Seiri est l’association de 2 idéogrammes : Ri (理) : harmonie, ordre, et Sei (整): établir, aller vers. Il s’agit donc d’aller vers l’ordre et l’harmonie. Et non pas « trier » comme on le dit régulièrement dans les cours de Lean. Seiri est l’opposé de Muri : le déraisonnable, l’absurde. En effet, le désordre sur le poste de travail augmente le risque d’accident (dans un monde industriel), mais aussi le temps nécessaire pour retrouver l’objet dont on a besoin
Seiri, la première étape d’un 5S, est donc de « restaurer l’harmonie » en séparant le nécessaire de l’inutile. Il s’agit de regarder l’espace de travail avec un œil neuf. Mais comment séparer l’utile de l’inutile ? en définissant clairement l’usage de ce poste de travail, sa mission, son but. Ce n’est qu’ensuite que l’on saura identifier ce qui est nécessaire de ce qui est superflu.
Une approche plus occidentale consiste à se poser quelques questions (parfois cruelles) : « Est-ce que je me souvenais que cet objet était ici ? », ou « Quand me suis-je servi de cet objet pour la dernière fois ? ». Et surtout résister au « je conserve au cas où ». Non. Dans le doute, on jette.
Mais il est courant de trouver dans les entreprises occidentales une sorte de zone de rétention où l’on stockera les objets pour lesquels le doute subsiste. On examine alors ce stock tous les mois (si on y pense !) pour décider du sort de son contenu. De mon point de vue, cette pratique est à proscrire : si la définition du poste de travail est claire, l’utilité (ou pas) des objets l’est tout autant, et la question d’une zone de rétention ne devrait jamais se poser.
2. Seiton ( 整理)
Le premier idéogramme signifie « organisation ». Le second est identique (« Aller vers »). Donc, aller vers l’organisation. C’est-à-dire déterminer un rangement qui permettre de retrouver facilement les objets nécessaires. Ce que Benjamin Franklin a synthétisé dans une formule devenue célèbre :
Une place pour chaque chose. Chaque chose à sa place.
Seiton ajoute une nuance que l’on oublie parfois, celle de « tenir les objets prêts » et même de « SE tenir prêt ». Ce qui sous-entend que les objets sont en bon état, et les hommes toujours prêts (voir la notion de Ba dans mon précédent article)
Une bonne technique pour déterminer la meilleure place pour chaque objet est de se référer à sa fréquence d’utilisation. Plus celle-ci est importante, plus l’objet sera rangé au plus près de l’utilisateur. Par exemple, les servantes (boîtes à outils multi-tiroirs utilisées dans les ateliers) sont organisées de telle façon que les outils les plus utilisés soient dans les tiroirs du haut (accès rapide). Pour un vendeur de meubles, c’est le mètre enrouleur qui sera stocké dans sa ceinture. Pour un comptable, c’est la calculatrice qui sera à portée de main, etc.
L’identification visuelle est aussi un élément fondamental du Seiton. Il ne sert à rien d’écrire des modes opératoires pour expliquer où se trouvent les choses. Une approche visuelle est infiniment plus efficace : marquage au sol pour identifier l’emplacement d’une machine, le fameux « shadow labelling » qui montre la forme de l’outil devant être rangé dans son emplacement, étiquettes de couleur, etc. Se tenir à 50 cm d’une machine est plus facile à respecter si un trait matérialise cette distance au sol.
Le Seiton gère aussi la cohabitation des hommes et des machines : Uniformes ou gilets de couleurs différentes, marquage au sol pour identifier les passages d’engins ou ceux des hommes. Enfin, à l’ère digitale, le Seiton devrait aussi être appliqué à l’organisation des fichiers dans les systèmes d’information. Jamais l’espace disque « nécessaire » aux organisations n’a autant explosé, et jamais la difficulté pour retrouver le bon fichier au bon moment n’a été aussi grande !
3. Seiso (清掃)
清 signifie purifier et 掃 balayer. Donc, une association entre nettoyer et purifier. Comme nous l’avons vu dans l’article précédent, le nettoyage fait partie de l’éducation et de la culture dès le plus jeune âge. Le nettoyage est ainsi vu au Japon comme faisant partie intégrante de la vie, de l’école et du travail. Là où le nettoyage est vu en France (et ailleurs) comme l’affaire de « quelqu’un d’autre ». C’est ainsi qu’il semblera tout à fait naturel à un Japonais de nettoyer régulièrement son espace de travail
Appliquer le Seiso n’est pas simplement donner un chiffon aux employés (et aux cadres !). Il faut aussi écouter les remarques et suggestions du personnel (comme toujours). Il faut contrôler et récompenser l’effort, montrant ainsi combien la propreté des postes et bureaux est importante pour l’entreprise. Le Seiso c’est nettoyer pour profiter d’un espace clair et propre, et souvent découvrir des problèmes cachés (défaillance ou panne, qui étaient masquées par la crasse)
Et puis, dernier détail : le Seiso, ce n’est pas un « coup », suscitant en général euphorie et enthousiasme, mais plutôt comme la douche ou le brossage des dents : ça doit être devenir une règle ! C’est l’objet du Seiketsu.
4. Seiketsu (清潔)
Le premier idéogramme est le même que celui de Seiso (purifier). Cet exemple montre bien le lien étroit qui existe entre les différentes phases du 5S, alors que l’approche occidentale marque des frontières strictes entre les étapes. Le second idéogramme employé seul recouvre des concepts aussi différents que « grâce », « courage », ou « propreté ». L’association des deux recouvre le concept maintes fois affiché (mais rarement appliqué) :
Nettoyer c’est bien, ne pas salir c’est mieux
Le Seiketsu est précisément le « mode opératoire » du 5S dans l’atelier, le service ou l’usine.
Affecter des zones précises à des collaborateurs précis, car une zone qui est sous la responsabilité de tous n’est l’affaire de personne. A quelle fréquence doit-on nettoyer telle ou telle partie ? Comment est effectué le contrôle ? Où ranger le matériel de nettoyage ? Comment est-il identifié ? Comment nettoyer ? Quels sont les points de contrôle visuels à adopter ? Qui doit le faire ?
Et surtout, le plus important : faire passer l’idée que le 5S n’est pas à faire en plus du « vrai » travail mais en fait partie ! Sans cet aspect, les employés agiront sous la contrainte alors que – même si cette idée peut sembler absurde – on peut prendre plaisir à maintenir son environnement de travail dans des conditions de propreté, d’hygiène et de confort.
5. Shitsuke (躾)
Shitsuke, c’est la discipline, le respect des procédures 5S mises en place. En effet, l’idéogramme 躾 signifie « discipline et entraînement » lorsqu’il s’agit d’enfants, mais aussi « auto-discipline » quand il s’agit d’adultes. Shitsuke, c’est quand une discipline extérieure se transforme en discipline intérieure.
Il s’agit donc de transformer une habitude en attitude. Et donc de ne pas appliquer les 4 autres phases du 5S seulement quand tout va mal. Le 5S, c’est tout le temps, partout. Cela passe donc par l’exemplarité des managers. Quand le tremblement de Terre de Fukushima est survenu, les membres du gouvernement ont troqué leur costume-cravate pour un bleu de travail, y compris lors de leur passage à la télévision. Ce qui semblerait démagogique et presque comique en occident est vu comme une marque de prise de conscience de l’urgence par les leaders.
Autre exemple. Après le même tremblement de Terre, la fréquentation des bars a chuté drastiquement. Car il ne semblait pas « de bon sens » d’aller boire un verre au bar pendant que d’autres japonais étaient sans logement et sans nourriture.
Sans exemplarité, sans auto-discipline, donc sans Shitsuke, tous vos efforts pour mettre en place le 5S dans votre atelier, votre service ou votre usine demeureront vains. Et sans 5S, point de Lean :)
Black Belt Story 