Black Belt Story

« Comment ? tu n’es pas au courant ? Pourtant, c’est dans Sharepoint (ou google docs, ou Lotus) ».

Voilà ce qu’on entend à présent régulièrement dans les entreprises quand une information nous a échappé. Personnellement, entre Basecamp, Google Documents, Sharepoint, Notes et d’autres, ce n’est pas moins de plusieurs dizaines de notifications que je reçois par mail chaque semaine. Il faut alors cliquer pour aller voir ce qui a bien pu changer dans la base documentaire. Etait-ce important ? Etait-il vraiment nécessaire que je sois informé de cette modification ? Probablement pas, car 9 fois sur 10, il n’y a strictement aucune valeur ajoutée pour le projet dans l’objet de cette notification.

Revenons aux fondamentaux : le papier

Dans une démarche Lean, on utilise fréquemment le papier. Toyota, par exemple, n’a plus à démontrer son savoir-faire technologique. Il est le premier à avoir commercialisé une voiture hybride en 1997 et possède toutes les compétences informatiques. Il est évident que les pilotes des chaînes de production savent se servir d’un ordinateur. Cependant, de nombreux rapports sont encore affichés dans les ateliers au format papier. Les fameux A3 par exemple, qui synthétisent l’activité sur une seule feuille. Pour plusieurs raisons :

1. La souplesse

Rien ne permet la souplesse qu’offre une feuille de papier ou un tableau blanc. N’importe qui peut venir, à tout moment, sans avoir besoin d’un login/mot de passe, annoter avec un simple feutre. Une information importante n’est ainsi jamais perdue, puisque tracée dans l’instant. Rien n’empêche de la reporter ailleurs si elle doit être conservée.

2. Etre informé, et non rechercher

Le papier permet d’afficher les informations dans un endroit où les gens concernés passent régulièrement. L’information est ainsi poussée, alors que dans le cas d’un système documentaire, il faut aller la chercher. C’est très différent. Et les notifications par mail, SMS ou pigeon voyageur n’y changeront rien : un tableau affiché dans un atelier, dans un passage fréquenté ou une salle dédiée au projet sera toujours plus consulté et annoté qu’un obscur dossier Sharepoint avec droits, autorisations, administrateurs et modérateurs.

3. L’informatique. Pourquoi faire ?

Si Toyota n’adopte pas systématiquement l’informatique pour ce type de contenu, c’est pour une raison simple : Quelle en est la valeur ajoutée ? Un logiciel coûte cher, son utilisation n’est pas plus écologique que le papier, loin de là. Sa seule valeur est la conservation/duplication aisée. Mais quel besoin y-a t-il à conserver des documents de suivi de production ou de suivi de projets ? Aucun. Ces documents sont éphèmères. Conserver les informations qui ont servi à les produire, oui. Conserver le rapport lui même ne présente aucun interêt.

4. Dessiner fédère.

Se mettre dans une pièce avec les opérationnels concernés et dessiner un flux sur un « brown paper » comme disent les consultants, est infiniment plus riche en termes d’échanges que faire une jolie présentation que l’on fait valider via Sharepoint. Or, en Lean, comme en gestion de projets, la dimension collaborative est fondamentale ! Je me souviens d’une intervention d’un Master Black Belt qui projetait des photos d’une séance de Kaizen Blitz (méthode puissante d’amélioration de processus, concentrée sur 5 jours) : On le voyait devant une grande feuille scotchée au mur, dessiner avec les ouvriers en bleu de travail.

Un des auditeurs avait alors fait remarquer que vu le prix des journées de conseil, il aurait pu utiliser un vidéo-projecteur et un PC portable. Le Black Belt lui répondit que non, justement : il fallait absolument se mettre en immersion avec les ouvriers, à leur niveau, si on voulait les faire s’exprimer et recueillir leurs idées d’amélioration. Dans ce contexte, un grand papier scotché de travers valait mieux qu’un consultant en cravate avec portable dernier cri, Powerpoint truffé d’animations, et vidéo-projecteur  hors de prix.

5. Le fond, plutôt que la forme

On assiste malheureusement souvent à des présentations Powerpoint dont la pauvreté est masquée par des animations dignes de Pixar. Sans parler du fait que passer des heures sur une présentation coûte cher, dessiner permet de se concentrer exclusivement sur le fond. Tous les participants comprennent le schéma parce qu’il est fait avec eux. Il faut pouvoir effacer, recommencer, annoter, coller des post-it, souligner, etc… Ce qui n’empêche pas le pilote de remettre en forme et de passer sa nuit sur Powerpoint si le coeur lui en dit.

Car certes, la forme est importante, très importante. Elle permet de faire comprendre de façon synthétique à un auditoire pas forcément familiarisé avec le projet, les enjeux, le raisonnement, les actions envisagées. Mais la forme passe après le fond.

Même si les systèmes documentaires sont intéressants et irremplaçables pour concentrer l’ensemble de la documentation, résistez à la tentation systématique de faire du collaboratif par le biais de ces outils. Oubliez la visioconférence. Oubliez Powerpoint. Oubliez votre PC. Travaillez dans une pièce avec de vrais êtres humains, autour d’un papier accroché au mur. C’est de la discussion que jaillit la lumière, pas de Sharepoint !